gesposert: Büroarbeit – Der Outsourcing-Boom in Deutschland

Haben Sie auch schon über Outsourcing Ihrer Büroorganisation nachgedacht.

Unternehmer wissen, wie wichtig es ist Professionalität und Kosteneffizienz in Einklang zu bringen. Wer sich geschäftlich oft außer Haus bewegt, sollte dennoch uneingeschränkt erreichbar sein. Um diese uneingeschränkte Erreichbarkeit kontinuierlich gewährleisten zu können, empfiehlt es sich die Büroarbeit outzusourcen, zum Beispiel mit einem professionellen Sekretariatsservice. Wie dieser Service aussehen kann, soll nachstehend einmal näher vorgestellt werden.

Die uneingeschränkte Erreichbarkeit ist das A und O

Auf dem vielseitigen und hart umkämpften Coaching- und Trainingsmarkt beflügelt zunächst die scheinbar grenzenlose Freiheit und die damit einhergehende Flexibilität, welche Freiberufler genießen dürfen. Freiberufliche Coaches und Trainer sind natürlich stets daran interessiert, zahlreiche Aufträge zu bekommen. Doch je mehr Aufträge erteilt werden, umso schneller wird die Erkenntnis erlangt, dass der damit verbundene Druck nur bedingt ausgehalten werden kann. Die steigende Zahl der eingehenden Aufträge erweckt den Anschein, als können diese auf Dauer nicht professionell und effizient ausgeführt werden. Diese Überforderung bleibt natürlich auch von den Kunden nicht unbemerkt. Schnell passiert es, dass Gespräche nur noch sehr kurz gefasst werden, beziehungsweise gar nicht mehr geführt werden, da Rückrufe aus Zeitmangel nicht mehr erfolgen können. Die daraus resultierende Konsequenz spiegelt sich im schwindenden Kundenstamm wider.

Es entwickelt sich ein Teufelskreis, aus denen der Ausbruch kaum mehr gelingt. Spätestens an dieser Stelle ist klar, dass neben erfolgreichem Terminmanagement und der Priorisierung von Terminen, eine hilfreiche Unterstützung her muss. Allein bei dem Gedanken an eine Aushilfe, fangen viele Unternehmer an zu kalkulieren. Verständlich, denn Unterstützung kostet Geld. Es gibt jedoch Alternativen, welche nicht nur den Arbeitsalltag erleichtern, sondern auch kostengünstig zu finden sind.

Das Telefon – die Basis aller Kommunikationsformen

Neben Internetpräsenzen, Blogs und dem Austausch von E-Mails, bleibt das Telefon immer noch das wichtigste Kommunikationsinstrument, wenn es um die Kundenbindung geht. An dieser Stelle sei darauf hingewiesen, dass ein Anrufbeantworter keine Alternative zum Telefon darstellt, da 59 Prozent aller Anrufer auflegen, wenn sie mit dem Tonband verbunden sind. So geht es aus der Studie „Deutschlands größte Büroumfrage“ der Fittkau & Maaß Consulting GmbH hervor. Das Ergebnis ist eindeutig: Auf diese Weise können wertvolle Kunden verloren gehen, da diese eventuell nicht ambitioniert sind, ein zweites Mal anzurufen. Um diesen Umstand zu vermeiden, ist es ratsam ein mehr als effiziente Option in Betracht zu ziehen.

Büroarbeit outsourcen – die kostengünstige Alternative

Mittels Telefonservice werden die eingehenden Anrufe an ein Telefonsekretariat weitergeleitet. Das bedeutet mehr Flexibilität und noch mehr Freiraum für den Freiberufler, der häufig unterwegs ist um das Geschäft voranzutreiben. Die Kosten für den Telefonservice werden individuell angepasst und gestaffelt. Schon ab etwa 40 Euro im Monat können Unternehmer ihre wichtigen Anrufe von ausgebildeten Sekretärinnen entgegen nehmen lassen. Die einzuhaltenden Richtlinien und Vorgaben, können natürlich im Vorfeld festgelegt werden. Da es sich um eine kostengünstige Alternative handelt, müssen Unternehmer nur dann mit zusätzlichen Kosten rechnen, wenn Anrufe eingehen. Auch eine Kündigungsfrist muss in der Regel nicht eingehalten werden, weshalb der Sekretariatsservice immer mehr Gefallen bei freiberuflichen Unternehmern findet.

Professionelle Unternehmen in Deutschland und Europa

Natürlich gestaltet sich ein solcher Telefonservice professionell, weshalb Assoziationen mit dem ausländischen Call Center Mitarbeiter und seinen eingeschränkten Deutsch-Kenntnissen mehr als ungerechtfertigt sind. Hier sei angemerkt, dass immer mehr deutsche Unternehmen gefragt sind, wenn es um die outgesourcte Büroarbeit geht. Aber auch in Europa etablieren sich immer mehr Unternehmen. Darunter auch in Italien, Frankreich und Großbritannien. Viele der Beschäftigten sind mehrsprachig ausgebildet und gewährleisten so den professionellen Outsorucing-Boom von Sekretariatsarbeit in Deutschland.

Weiterführende Links zum Thema:

Aufgedeckt: Arbeiten in einem Call Center in Indien
Erforscht: Deutschlands größte Büroumfrage
Entdeckt: Telefonservice Made in Germany

Bildmaterial: AlexanderStein / pixabay.com



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