Meetings maßgeschneidert

Ordentlich vorbereitete Meetings sind meist erfolgreich.

Meetings – Man könnte meinen, der natürliche Lebensraum einer Führungskraft ist der Konferenzsaal. Ein Drittel der Führungskräfte verbringt täglich drei bis vier Stunden in Meetings, Sitzungen oder Konferenzen. Hochgerechnet aufs Arbeitsleben können dabei 20 Jahre Besprechungen zusammen kommen. Dabei halten aber zwei Drittel der Teilnehmer die Meetings für ineffektiv, schlecht vorbereitet und sehen sie eigentlich als Zeitverschwendung an.

Wir alle wissen, wie sehr Meetings mittlerweile den Unternehmensalltag dominieren, also sollten wir doch bestrebt sein, sie so durchzuführen, dass sie effektiv und effizient sind und den Teilnehmern nicht nur Zeit rauben sondern stattdessen vielleicht sogar Spaß machen.

Das Leben ist zu kurz für lange Meetings. (Klaus Klages)

Ineffektive Meetings – Die häufigsten Kritikpunkte:

Zähfließendes Gerede, quälendes Absitzen der Zeit, stickige Luft, verzweifelte Blicke aus dem Fenster oder auf die Unterlagen, schlecht vorbereitete Teilnehmer, kein Input – oder aber Endlosmonologe von einem Vielredner – und am Ende die Frage: Wozu das alles?

Woran also kranken die Meetings?

  • Zu allererst einmal – In den meisten Unternehmen gibt es zu viele Meetings! – Im Bestreben möglichst viele Ebenen an Entscheidungen zu beteiligen, wird ein Meeting nach dem anderen durchgeführt. Wichtig wäre, zu überlegen ob nicht eine Telefonat oder auch ein Vier-Augen-Gespräch schneller und zielführender wäre.
  • Falsche Zusammensetzung der Teilnehmer – Häufig wird ein klar definierter Personenkreis eingeladen – völlig unabhängig von der speziellen Agenda. Im schlimmsten Fall haben Sie kein Expertenwissen für die Bearbeitung des speziellen Themas am Tisch, dafür aber viele Teilnehmer, die keinen Bezug zur Agenda haben.
  • Keine oder eine unklare Zielsetzung für das Meeting – Wenn den Teilnehmern das Ziel nicht klar ist, konnten sie sich im Vorfeld nicht auf die Besprechung vorbereiten. Auch im Verlauf der Besprechung fällt es ohne Zielsetzung schwer, einen roten Faden zu behalten, die Teilnehmer kommen vom Thema ab oder verzetteln sich in Endlos-Diskussionen und der Protokollant steht im Anschluss an die Sitzung vor der schier unlösbaren Aufgabe, Ergebnisse zusammenzufassen und anstehende Aufgaben und die dafür Verantwortlichen schriftlich festzuhalten.

Annett Leisau - Meetings

In meinen Trainings beschreiben die Teilnehmer die Meetings, die sie aus ihren Firmen und Unternehmen kennen, häufig als ineffizient und unnötig zeitraubend. Und dennoch sind Meetings in vielen Unternehmen zum gesellschaftlich akzeptierten Zeitvertreib mutiert, der Sinn der Besprechungen an sich wird nicht mehr in Frage gestellt. Wie also können wir es schaffen, unsere Besprechungen sinnvoll und zielführend zu gestalten?

Erfolgreiche Meetings – So schaffen Sie es!

Egal ob Sie Meetings, Besprechungen oder Sitzungen durchführen, es gibt die Möglichkeit, mit einigen wenigen Maßnahmen den Nutzen Ihrer Veranstaltungen entscheidend und nachhaltig zu erhöhen. Das A und O eines erfolgreichen, fruchtbaren Meetings liegt zu 80% in seiner guten Vorbereitung. Gerade bei Meetings, die immer zur gleichen Zeit mit dem selben Teilnehmerkreis durchgeführt werden (jour fix) gehen die Teilnehmer oft „ohne Plan“ in die Besprechung.

1. Vorbereitung des Meetings

Besprechungen mit vielen Teilnehmern lösen selten ein Problem, sondern verschwenden viel Zeit.
(Cyril N. Parkinon)

Machen Sie sich im Vorfeld Gedanken darüber, zu welchem Thema Sie einladen wollen und welche Erwartungen Sie mit dem Treffen verbinden. Das Thema Ihrer Veranstaltung und Ihre Erwartungen sollten den Kreis der Teilnehmer definieren. Welche Ihrer Führungskräfte und Mitarbeiter betrifft das Thema. Wen benötigen Sie, um umfassend und fachlich fundiert beraten und entscheiden zu können. Denken Sie daran, am effektivsten sind Meetings immer dann, wenn eine Teilnehmerzahl von maximal 10 nicht überschritten wird. Laden Sie die Teilnehmer schriftlich ein und fügen Sie dieser Einladung das Ziel der Veranstaltung, die Agenda (inklusive veranschlagter Zeitrahmen) und alle notwendigen Vorabinformationen bei, damit sich die Teilnehmer gut vorbereiten und dann konstruktiv und gewinnbringend am Meeting beteiligen können.

Genauso entscheidend wie die inhaltliche Vorbereitung der Veranstaltung sind die Rahmenbedingungen. Passen Sie den Raum an die Teilnehmerzahl an. Welche Medien werden benötigt (z. B. Flipchart, Beamer). Ist für die Bewirtung gesorgt?

2. Die Durchführung des Meetings

Zuspätkommen zu einer Besprechungen ist mittlerweile weitverbreitet – das obligatorische „akademische Viertel“, das wir aus Studienzeiten noch kennen, wird wieder üblich. Häufig gehen die Führungskräfte als schlechtes Vorbild voran. Dabei kann so ein verkorkster Start die Stimmung während des gesamten Meetings negativ beeinflussen. Eine gute Veranstaltung startet mit einem pünktlichen Beginn. Als Moderator oder Durchführender der Veranstaltung sollten Sie rechtzeitig vor dem ersten Teilnehmer da sein und jeden Einzelnen per Handschlag begrüßen. Genauso negativ wie ein unpünktlicher Beginn wirkt es sich aus, wenn ein Meeting kein Ende nimmt. Deshalb ist es wichtig, dass bereits in der Agenda jedem Tagesordnungspunkt ein Zeitfenster zugedacht wird. Aufgabe des Moderators ist es, darauf zu achten, innerhalb des gesetzten Zeitrahmens zu bleiben, denn für die Teilnehmer ist das Meeting sicher nur ein Termin in einer Reihe verschiedener Tagesaufgaben.

Erfolgreich, zielführend und effizient ist ein Meeting immer dann, wenn am Ende Ergebnisse zusammengefasst und weitere Handlungen verbindlich festgelegt werden. Das erreichen Sie, indem bereits während des Meetings (Teil-)Ergebnisse und Vereinbarungen auf einem Flipchart visualisiert werden. Wenn Sie weiterführende Maßnahmen einleiten, sollten auch die Namen der verantwortlichen Personen auf dem Flipchart notiert werden – so entsteht eine große Transparenz und mögliche zeitliche oder personelle Schwierigkeiten fallen sofort ins Auge. Durch die Visualisierung werden Missverständnisse abgebaut und die Verbindlichkeit der übernommenen Aufgaben wird erhöht. Neben den Ergebnissen und der Aufgabenverteilung sollten auch die offene Fragen und Probleme visualisiert werden, die während des Meetings auftauchen und deren Bearbeitung den Rahmen des Meetings zu sprengen drohen.

In Meetings, die entweder aufgrund der Themenflut lang sind, oder aber in denen es sich aufgrund der großen Teilnehmerzahl anbietet, teilweise in Teilgruppen zu arbeiten, sollten Pausen eingeplant werden. Idealerweise können diese genutzt werden, um mit Hilfe von einem kurzen Power Napping den eigenen Akku wieder aufzuladen. Solch kurze Pausen, sinnvoll für die eigene körperliche und geistige Regeneration genutzt, bieten die Möglichkeit im Anschluss konzentrierter, leistungsfähiger und zielorientierter weiter diskutieren und beraten zu können.

Häufig enden Meetings mit der Floskel „Darum sollten wir uns in nächster Zeit intensiv kümmern!“. Nach dieser leeren Floskel beginnt das rasche Aufbrechen der Teilnehmer, Handys werden eingeschaltet und Mailboxen abgehört, erste Zweiergespräche setzen ein und der Moderator hat kaum Gelegenheit, das Meeting ordentlich zu beenden. Dabei bietet gerade ein überzeugendes Ende die Möglichkeit, das Meeting zu einem vollen Erfolg werden zu lassen. Bennen Sie das verfolgte Ziel und kommentieren Sie, inwieweit es von den Teilnehmern erreicht werden konnte. Fassen Sie die wichtigsten Ergebnisse zusammen und wiederholen Sie die wesentlichen Punkte des verabschiedeten Maßnahmeplans. So haben die Teilnehmer direkt die Möglichkeit zu realisieren, inwieweit das Meeting produktiv war und welche Aufgaben bis zum nächsten Treffen bewältigt werden müssen. Bedanken Sie sich zum Schluss bei den Teilnehmern für die konstruktive Zusammenarbeit.

Da dem Moderator eines effektiven Meetings ganz besondere Aufgaben zukommen, wird sich der nächste Blogbeitrag mit den Kompetenzen eines souveränen und erfolgreichen Moderators beschäftigen.

Bildquelle: Geralt | www.pixabay.com



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