Steigern Sie Ihren Umsatz durch ein erfolgreiches Terminmanagement

mehr Informationen zu einem guten Terminmanagement

Die meisten kleinen und mittelständischen Unternehmen erwirtschaften ihren Umsatz direkt oder indirekt durch die Vergabe von Terminen. Doch viele Unternehmer sind sich nicht bewusst, wie nachteilig sich ein ineffizientes Terminmanagement auf ihr Unternehmen auswirkt. Im Folgenden zeigt Gastautor Christoph Engelhardt, wie diese Verluste entstehen und welche einfachen Gegenmaßnahmen Ihren Umsatz nachhaltig in die Höhe katapultieren lassen.

Was sind direkte und indirekte Unternehmen?

Beispiele für den direkten Zusammenhang zwischen Arbeitszeit und Umsatz sind Zahnarzt- oder Physiotherapiepraxen, aber auch Massagestudios und Friseursalons. Hier zahlen die Kunden direkt für die Dienstleistung (Haare schneiden, Massage oder Zahnbehandlung) und der Zusammenhang zwischen Umsatz und Arbeitszeit lässt sich direkt herstellen. Der durchschnittliche Umsatz pro Dienstleistungsstunde liegt beim Friseur bei etwa 40 bis 45 Euro und reicht bei Zahnärzten bis etwa 600 Euro.

Bei den „indirekten“ Unternehmen sind beispielsweise Versicherungsvertreter, Finanzberater oder Immobilienmakler zu nennen. Hier zahlt der Kunde, teilweise unbemerkt in Form von Provisionen, für den Vertragsabschluss. Aber praktisch JEDEM Vertragsabschluss geht ein Beratungstermin voraus. Die Provisionen für Finanzberater liegen je nach vermitteltem Produkt bei mehr als 1.000 Euro. Die Maklerprovision für meine Mietwohnung bei München betrug etwa 2.500 Euro.

Verlustrechnung am Beispiel einer durchschnittlichen Zahnarzt-Praxis

Aus diesen Beispielen wird schnell klar: Selbst ein einzelner ausgefallener Termin kann Ihr Unternehmen schnell eine Menge Geld kosten. Doch bleibt die Frage: Wie groß ist der tatsächliche, durchschnittliche Verlust eines Unternehmens pro Jahr? Als Beispiel betrachten wir eine durchschnittliche Zahnarztpraxis mit etwa 270.000 Euro Jahresumsatz und einer durchschnittlichen Ausfallquote von 6 Prozent. Diese 270.000 Euro entsprechen 94 Prozent des idealen Umsatzes. Mit einem einfachen Dreisatz (270.000 Euro = 94 Prozent; XXX.XXX Euro = 100 Prozent  X = 270.000 * 100 / 94) kommen wir auf einen maximalen Umsatz von 287.234 Euro, wenn keine Termine ausfallen würden.
Diese sechs Prozent Terminausfälle führen in unserem Beispiel zu einem Verlust von 17.234 Euro pro Jahr, oder 1436 Euro pro Monat – oder 47,22 Euro pro Tag!

Anders ausgedrückt: Der Zahnarzt wirft jeden Tag einen 50-Euro-Schein in den Mülleimer.
Ohne jeden Zweifel würde Sie jeder Unternehmer dumm anschauen, wenn Sie ihm vorschlagen, jeden Abend, bevor er nach Hause geht, 50 Euro in den Müll zu werfen.
Trotzdem machen sich sehr wenige Unternehmer bewusst, wie stark Terminausfälle den Erfolg ihres Unternehmens beeinflussen. Kaum einer versucht seine Terminausfallquote zu verringern.

Hand auf’s Herz: Wissen Sie, wie viele Termine in Ihrem Unternehmen in den letzten drei Monaten ausgefallen sind oder weniger als 24 Stunden vorher abgesagt wurden?
Falls ja, schreiben Sie Ihre Erfahrungen in die Kommentare und teilen Sie Ihr Wissen mit uns! Falls Sie jetzt denken „In meinem Unternehmen fallen kaum Termine aus. Unsere Kunden sind super zuverlässig“, dann frage ich Sie: Wie kommt es, dass Studien zu einer Ausfallquote von 6 Prozent kommen, aber JEDER Unternehmer denkt, dass seine Kunden Termine einhalten?

Effizientes Terminmanagement um Verluste zu vermeiden

Der Schlüssel, um diese Verluste effizient zu vermeiden, liegt darin, frühzeitig zu erfahren, ob der Kunde den Termin einhalten wird. Wie finden Sie das nun heraus? Indem Sie Ihre Kunden fragen, zum Beispiel mit einem Anruf. Am Telefon können Sie direkt erfahren, ob der Kunde an den Termin gedacht hat oder ihn absagen muss. Der Anruf sollte etwa zwei Tage vor dem Termin stattfinden. So wird der Kunde noch rechtzeitig an den Termin erinnert (falls er ihn vergessen hat) und Sie haben noch genug Zeit, den Termin an einen anderen Kunden zu vergeben (falls der Termin abgesagt wird).

Wenn Sie den Termin nicht bestätigen können, sollten Sie den Kunden zumindest an den Termin erinnern. Das geht zum Beispiel ganz einfach per SMS. Denken Sie daran, dass Sie in die SMS neben Uhrzeit und Datum des Termins auch den Namen Ihres Unternehmens, die Adresse und eine Telefonnummer für Rückfragen angeben.

Wenn Sie keine Zeit haben, um selbst anzurufen oder SMS zu verschicken, dann können Sie TerminRetter.de kostenlos für 30 Tage testen. TerminRetter.de übernimmt die Anrufe und den SMS-Versand für Sie – Sie müssen nur Ihre Termine in den Online-Terminkalender eintragen. Nach der Testphase kostet TerminRetter.de ab 29 Euro pro Monat für 100 Termine. Testen Sie uns jetzt kostenlos.

Haben Sie weitere Tricks, um besser mit Terminausfällen umzugehen? Sie erfassen monatlich wie viele Kunden ihren Termin vergessen? Dann freue ich mich auf eine Diskussion in den Kommentaren.

Über Christoph Engelhardt

B. Eng. Christoph Engelhardt ist ein selbstständiger IT-Business-Consultant. Er konzentriert sich auf die Bereiche E-Mail-Marketing, Conversion Optimization und Search Engine Optimization (SEO). Neben seiner Tätigkeit als IT Business Consultant betreibt er TerminRetter.de, um kleinen und mittelständischen Unternehmen bei Ihrem Terminmanagement zu helfen.

 

Bildquelle Titelbild: geralt / pixabay.de



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