Was kostet eine Fehlbesetzung ?

Nun es gibt eine Reihe von Beispielen am Markt in denen diverse mehr oder minder fiktiven Summen addiert werden um Ergebnisse von bis über 100.000,00 Euro zu demonstrieren. Diese geschätzten bzw. angenommenen Zahlen werden dann mit realen Honoraren von Personalvermittlern gegenüber gestellt. Natürlich ist das plakative Delta dann sofort die Einsparung. Dies ist mit Verlaub gesagt Humbug und auch überhaupt nicht Kern des Problems. Befassen wir uns kurz mit der klassischen Betrachtungsweise die ja vom Prinzip her vollkommen in Ordnung ist. Lediglich das Zahlenwerk hat meist nicht viel mit der Realität zu tun. So individuell ein Unternehmen organisiert ist, so individuell sind auch die Verrechnungssätze, Aufwände etc.

Kosten

Ja, eine offene Stelle zu besetzen ist mit Kosten für das Unternehmen verbunden. Dabei ist zum einen das Rekrutieren bis hin zur Vertragsunterschrift in Form von Dienstleistungskosten anzunehmen. Ob es dabei eine dedizierte Rekrutierer Stelle gibt oder ob dies von der Personalabteilung (bei kleineren Unternehmen eine Assistenz) gemacht wird ist für den Aufwand zunächst unerheblich. Berücksichtigen Sie für eine Position zu der Sie sich 3-5 Kandidaten im Rahmen eines 1. Vorstellungsgespräches ansehen circa 2 Stunden pro Kandidat und Teilnehmer (Personal- und Fachabteilung) inklusive Vor- und Nachbereitung Bei 5 Kandidaten die zu einem Termin geladen werden bleiben in der Regel 2 übrig die einen 2. Termin bekommen. hier ist nochmals der gleiche Aufwand anzusetzen. Die Finale Unterschrift z.B. mit der Geschäftsleitung ist ein weiterer Block. So sind in so einem klassischem Beispiel bei 3 Terminen mit 5 – 2 – 1 Kandidaten 20 Stunden Aufwand entstanden. Abweichungen gibt es natürlich wenn Ihre Prozeduren davon abweichen oder sogar ein AC (Assessment Center) in den Prozess eingebunden ist.

Kosten Anschaffungen

Für eine Neue Position werden in der Regel auch Anschaffungen notwendig wie zum Beispiel :
– Arbeitsplatzausstattung (Büro)
– PC, Notebook, Drucker, Mobiltelefon, etc.
– Firmenwagen
Diese Anschaffungen werden jedoch meist für die (noch offene) Position angeschafft sind daher ohnehin zu tätigen. Zusatzkosten können natürlich entstehen wenn z.B. ein laufender Leasingvertrag für den Firmenwagen zu erfüllen ist und der Wagen auf dem Hof steht. Auch dies ist wieder individuell zu sehen und hängt letztlich von den Möglichkeiten im Leasingvertrag ab. Diese Kosten sollten also zwar in den Besetzungskosten berücksichtigt werden, nicht jedoch in den Kosten einer möglichen Fehlbesetzung.

Gehaltskosten

Die Gehaltskosten sind der Teil der relativ unabhängig und exakt beziffert werden kann. Verdient zum Beispiel ein Software Entwickler Brutto 4.500,00 Euro im Monat und man trennt sich nach 5 Monaten wieder belaufen sich die Kosten des Bruttolohnes auf 5 x 4.500,00 Euro = 22.500,00 Euro entstanden. Zu diesem Betrag sind die diversen Sozialabgaben und eventuellen Umlagen hinzuzurechnen. Trotzdem ist dieser Posten greifbar und kann exakt ermittelt werden. Wenn Sie davon ausgehen das ein Neuer Mitarbeiter in dieser Zeit nicht voll produktiv ist sind diese Summen zu fast 60-90% tatsächliche Kosten.

Einarbeitung

In der Einarbeitungszeit steht einem neuen Mitarbeiter (hoffentlich) ein Ansprechpartner zur Verfügung. Das kann ein Vorgesetzter sein oder ein benannter Kollege der für die Qualität der Einarbeitung (mit) verantwortlich ist. Man spricht hier von einem Paten oder Mentor. Nun ist zu bedenken das der neue Mitarbeiter in der Einarbeitungsphase noch nicht produktiv ist. Je nach Beruf, Branche bzw. Position geht man von einer Einarbeitungszeit von 3-6 Monaten aus. In Einzelfällen (z.B., Nischenbranche mit sehr speziellen Anforderungen) kann dies variieren. Zusätzlich jedoch ist der Pate/Mentor ja auch mit einem Teil seiner Arbeitsleistung an die Einarbeitung gebunden. Dies bedeutet faktisch das sich seine Produktivität verringert. Bewusst und gewollt zwar, aber gehen Sie trotzdem von 10-40 % Minus aus. Auch hier wieder gibt es einen großen Spielraum.

Bis hierhin haben wir mit Zahlen und Aufwendungen jongliert die sich als kalkulatorische Kosten berechnen lassen. Sehr individuell mit großem Spielraum aber sie lassen sich greifen. Selbst bei einer unteren Gehaltskategorie und einer “Einarbeitung Light” sind diese Kosten vorhanden und liegen sicherlich bei Minimum den Gehaltskosten x 2. Nachfolgend sollen noch einige Facetten in diese Betrachtung mit einbezogen werden welche ansonsten oftmals nicht berücksichtigt werden. Zugegeben sind diese nicht oder nur sehr vage berechenbar.

Image & Kunden/Partner

Fast jede Position hat externen Kontakt zu Kunden, Partners, Lieferanten etc. Ein Vertriebsmitarbeiter sicherlich sehr stark, ein Einkäufer auch, und selbst Entwickler oder interne Leuten werden doch namentlich bei externen Kontakten vorgestellt. Und nach ein paar Monaten ein anderer…..Sicherlich ist alles erklärbar, was bleibt ist aber oft ein fader Geschmack. Je mehr die Position mit externen Kontakten zu tun hat (Vertrieb, Marketing, Abteilungsleitung) um so intensiver werden auch von dieser externen Seite Wechsel erlebt. Denken Sie einfach an Ihr eigenes Umfeld und Sie werden negativ Beispiele finden. Der seit 10 Jahren bestehende Kontakt zu einem Ansprechpartner ist sicherlich angenehmer empfunden als stetig Wechselnde. Stabilität, Kontinuität und letztlich Professionalität werden damit verbunden.

Der ehemalige Mitarbeiter

Zuletzt noch ein Spielball, der ebenso nicht oder nur sehr vage berechenbar ist. Der Mitarbeiter von dem Sie sich wieder getrennt haben wird in der Regel der Branche, der Region etc. verbunden bleiben. Wie erfolgte die Trennung. Haben Sie jemanden zu einem Mitbewerber und in den gleichen Markt entlassen der Ihnen nun Neutral, positiv oder negativ gegenübersteht? Die Dame oder der Herr sind jetzt mit hoher Wahrscheinlichkeit bei einem Mitbewerber, oftmals in der gleichen Branche und hat die gleichen Kunden im Fokus hat. Auch wenn jemand nur wenige Monate im Unternehmen verbracht hat so hat er oder sie Ansprechpartner bei Ihren Kunden, kennt eventuell Kalkulationen oder ist über anstehende Änderungen informiert. Dies zusammen mit dem Image schaden ist fast nicht berechenbar und doch der schmerzlichste Posten der oftmals nicht sofort weh tut sondern erst nach einiger Zeit. Oft unerkannt.

Fazit

Die Aufmerksamkeit die in die Besetzung einer neuen Position gesteckt wird ist sicherlich sehr wertvoll und keinesfalls dafür geeignet es “nebenher” zu machen. Augen zu und durch, wird schon passen sind hier fehl am Platz. Der Aufwand der vorher investiert wird zahlt sich mit Sicherheit aus denn er vermeidet teure Fehlbesetzungen und alle damit verbunden Schäden am Unternehmen. Die Inanspruchnahme eines Personalberaters zum Rekrutieren von Fach- und Führungskräften zahlt sich mit Sicherheit aus. Sie gewinnen eine zusätzliche fachkundige Meinung und haben in Ihrem Personalberater im Idealfall einen sachlich neutralen, kundigen und in Ihrem Sinne arbeitenden Partner der mehr Sicherheit bei der Besetzung gibt. Weiterführende Maßnahmen wie z. b. Profilanalysen sind ein im Einzelfall sehr wertvolles Instrument weitere Sicherheit zu erlangen.

Mit herzlichen Grüßen / Best Regards
Heinz Achatz
Personal- und Unternehmensberatung
89547 Gerstetten-Gussenstadt
Büro          07323 / 9687-28
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